第一章? 總則
第1條 為規(guī)范辦公用品及設備的采購、領(lǐng)取、使用、保管與維修，使之管理有序，責任明確，以便更好地服務于公司各項工作和降低辦公用品及設備的使用經(jīng)費，特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司辦公用品及設備的管理。所指辦公用品及設備包括：文具、紙張、文件夾等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等辦公用具，電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公器具設備，電視、空調(diào)、風扇、取暖器等家電設備。
第3條 主要職責。
1.集團行政管理中心主任：審核采購預算計劃；監(jiān)督指導集團總部物資用品的發(fā)放、保管和使用；審批、控制物資的采購、報廢，確保符合采購流程與標準。
2.集團采購主管：組織實施日常辦公用品的采購及預算計劃；采購總部打印機、復印機耗材等各類辦公用品。
3.集團前臺/后勤管理員：負責辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作，并做好采購記錄；負責對各類用品的領(lǐng)用、發(fā)放；建立各類用品管理臺賬并及時更新，保證賬物相符。
4.集團財務管理中心：負責審批采購計劃和采購費用報銷并監(jiān)督采購。
第二章? 辦公用品及設備的計劃管理
第4條 行政管理中心根據(jù)集團下達的辦公用品及設備年度采購預算及各單位實際情況，分解并下達各部門年度辦公用品及設備費用計劃。
第5條 各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細清單填寫《辦公用品及設備采購明細表》，并于每月3號前（放假順延三天）報行政管理中心。各部門要對申領(lǐng)人所需增配辦公用品數(shù)量進行檢查，不合規(guī)定或超出標準的予以駁回。
第6條 行政管理中心于每月5號前（放假順延三天）對各部門的《辦公用品及設備采購明細表》匯總、審核，形成集團辦公用品月度采購計劃并據(jù)此實施采購。
第三章? 辦公用品及設備的采購
第7條 采購人員根據(jù)采購計劃采購物品，要認真負責，堅持物美價廉，貨比三家。在入庫之前，確保物品的完好無損。如有損壞，屬對方原因負責退還，屬自身原因自行賠償。
第8條 供應商的選擇。按照公平、公正的原則，采取公開比質(zhì)、比價等方式擇優(yōu)確定供應商。
1.為保證集團以較低的價格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設備，集團將先行擇優(yōu)選取2～3家實力較強的供應商經(jīng)過同類（種）產(chǎn)品比質(zhì)、比價后，各自提供其最具競爭力的產(chǎn)品品種及服務。
2.引入競爭機制，要求供應商每季（月）提供最新的產(chǎn)品報價及樣品，集團集中評定后及時調(diào)整各供應商的采購品種與數(shù)量。條件成熟時，再確定長期供應商。
3.行政管理中心負責與供應商簽訂采購及服務協(xié)議。
4.對于零星、低價用品，按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。
第9條 采購。
1.采購申請流程。
①單價<500元的：
集團總部：員工發(fā)起→集團業(yè)務中心負責人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發(fā)→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
區(qū)域公司：辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負責人審批→區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)→區(qū)域公司財務部核查、備案→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
②單價≥500元的：
集團總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團業(yè)務部門負責人審批或區(qū)域公司負責人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發(fā)→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。
2.單價超過1000元的辦公用品及設備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務管理中心、申購部門各派一人組成，原則上不少于兩人。采購申請獲得批準后，由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則負責采購。
3.采購的物品到貨后，由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收，驗收無誤后，填寫一式三聯(lián)的入庫單，其中存根聯(lián)由行政管理中心留存，記賬聯(lián)交付采購主管用于報銷，回執(zhí)聯(lián)由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。
4.采購的物品驗收入庫后，前臺/后勤管理員應按其類別、品名分門別類碼放整齊，并負責物品的完好無損，如有非正常情況的損壞，自行賠償。
5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品，在征得集團領(lǐng)導同意后執(zhí)行，購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。
第四章? 辦公用品及設備的領(lǐng)取
第10條 集團的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放，各部門需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領(lǐng)取。
第11條 使用部門領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應以舊換新，填寫辦公用品《領(lǐng)料單》（詳見附件1），辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后，方可領(lǐng)取。
第12條 辦公用品應為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪用私用，隨意丟棄廢置；嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。
第13條 使用辦公用品應以室為家，在日常工作中，提倡節(jié)約作風，物盡其用，不要大材小用，努力降低辦公成本。
第14條 精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程，使用后及時關(guān)閉電源，避免人為對各種設備的損害。
第15條 凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設備應指定專人負責保管，員工使用時應作借用、歸還登記。
第16條 員工離職，必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品，辦理歸還手續(xù)（指固定資產(chǎn)、計算機等非易耗品）。
第17條 集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責印制，各部門按需領(lǐng)用，行政管理中心負責登記工作。各部門專用資料如需印制，由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制，行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。
第五章? 辦公用品及設備的保養(yǎng)維修
第18條 各部門按照設備的操作規(guī)程要求，對辦公設備進行定期維護，做好清潔保養(yǎng)工作。
第19條 電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公設備出現(xiàn)故障或維護（加碳粉、換墨盒）時，由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請，填寫《辦公設備維修申請單》（詳見附件2），由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。
第20條 企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對辦公設備進行檢查，統(tǒng)計辦公設備使用與維修情況。
第21條 經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的，由責任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。（詳見附件3《物品損壞賠償折價表》）。
1.人為物理損壞或使用不當；
2.私自拆裝辦公用品與設備；
3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；
4.保管不善造成物品遺失的；
5.其他的人為因素造成的損壞。
第六章? 辦公用品及設備的盤點與報廢處理
第22條 盤點的組織管理。由行政管理中心和財務管理中心，組織各中心、區(qū)域公司對辦公用品和設備進行盤點。
第23條 盤點頻度與要求。每半年盤庫結(jié)算一次，要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責任。
第24條 報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用者/保管人填寫《設備報廢申請單》（詳見附件4），說明原因和理由；報廢手續(xù)完成后，及時辦理補充新品的領(lǐng)用手續(xù)。
報廢流程：使用者/保管人申請→責任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財務管理中心進行賬務處理。
第七章? 辦公用品及設備的監(jiān)督控制
第25條 行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品（主要指打印耗材與印刷制品）進行統(tǒng)計與調(diào)查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計分析報表，上報行政副總和總裁。
第26條 行政管理中心對各部門辦公設備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計報表，每月上報行政副總和總裁，進一步控制設備維修費用。
第27條 各中心根據(jù)辦公需求，制定本中心的月度辦公用品預算，報行政管理中心，行政管理中心據(jù)此對辦公用品的使用進行監(jiān)督，控制辦公用品經(jīng)費。
第28條 財務管理中心負責對辦公用品與設備的購置、維修、報廢等程序進行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設備的狀態(tài)及變更程序進行監(jiān)督。監(jiān)督審計中心負責對各部門的管理行為進行監(jiān)督。
第八章? 附則
第29條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第30條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第31條 附件：（1）辦公用品領(lǐng)用單；（2）辦公設備維修申請單；（3）物品損壞賠償折價表；（4）設備報廢申請單。

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