為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
一、采購合同的內(nèi)容
　　公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
　　l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
　　商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
　　2、商品的質(zhì)量和包裝
　　合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。
　　3、商品的價格和結(jié)算方式
　　合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序，同時約定開票事宜。
　　4、交貨期限、地點和發(fā)送方式
　　交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。
　　5、商品驗收辦法
　　合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。
　　6、違約責任
　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
　?。?）不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品；
　?。?）不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨；
　?。?）逾期發(fā)送商品。
7、合同的變更和解除條件
　　合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
　　此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
二、合同的審查批準
1、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導審查批準后，方能正式簽訂。?
2、合同原則上由部門負責人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)公司領(lǐng)導審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是：
（1）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
（2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權(quán)利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。
（3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。
（4）根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應當或可以呈報法律顧問把關(guān)，或請公證處公證。
三、采購合同的簽訂
　　1、簽訂采購合同的原則
　?。?）合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。
（2）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
　?。?）簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
　?。?）簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。
　?。?）當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
　?。?）采購合同應當采用書面形式。
　　2、簽訂采購合同的程序
　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。
四、公司采購合同的管理
　　1、加強對公司采購合同簽訂的管理
　　加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
　　2、建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。
　　3、處理好合同糾紛
　　當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
　　4、信守合同，樹立企業(yè)良好形象
　　合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。
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